Outils et pratiques tirés de :
Employee Onboarding — The Complete Guide
Sina Kaye Lockley
International, 2019
Ce guide, de la plateforme Staffbase, recense une série d’étapes, d’outils et de bonnes pratiques associés à l’élaboration d’un processus efficace d’accueil et d’intégration (souvent appelé « onboarding »).
L’accueil et l’intégration, c’est quoi?
Selon le guide, il s’agit d’un processus à trois volets au cours duquel l’employé s’approprie :
- la culture organisationnelle;
- la structure opérationnelle;
- les connaissances nécessaires et les comportements attendus dans l’emploi.
Pouvant durer jusqu’à 12 mois, ce processus est essentiel pour mobiliser et fidéliser l’employé.
Les étapes clés de l’accueil et l’intégration… et quelques pistes d’action!
- AVANT LE JOUR J : Rester à l’affût des possibles questions du futur employé avant son entrée en fonction et lui transmettre de l’information générale sur l’organisation pour tisser un premier lien et garder son intérêt en cette période de pénurie où les offres se multiplient.
- PREMIÈRE JOURNÉE : Régler les formalités techniques et administratives avant l’arrivée de l’employé sur les lieux pour faciliter sa journée. Lui présenter rapidement les gens et l’environnement de travail pour l’aider à développer un sentiment d’appartenance.
- PREMIER MOIS : Donner des occasions et moyens à l’employé de mieux comprendre qui fait quoi et les services de l’organisation pour qu’il se fasse une tête du milieu où il s’insère. Et ne pas oublier ceci : fixer une première rencontre pour assurer un suivi des premières impressions sur l’emploi et le milieu!
- PREMIÈRE ANNÉE : Proposer à l’employé des activités de consolidation d’équipe, de réseautage professionnel ou des événements corporatifs pour qu’il acquière une vision des objectifs communs et puisse s’intégrer pleinement.
Quelques bonnes pratiques pour réussir l’accueil et l’intégration
- Planifier les jalons de l’accueil et l’intégration (« jour 1, après 1 mois », etc.).
- Jumeler le nouvel employé avec un ancien qui lui servira de modèle de rôle et d’interlocuteur pour ses interrogations quotidiennes.
- Prévoir des moments et des moyens de rétroaction, et accepter d’en recevoir.
- Intégrer des technologies qui faciliteront et amélioreront le processus.
Saviez-vous que…
Selon The Society for Human Resources Management et TalentWise, les organisations ayant un bon processus d’accueil et d’intégration retiennent 91 % de leurs employés dans la première année d’emploi et ont 69 % plus de chances qu’ils y restent pour trois ans.
Pour aller plus loin…
Comme boîtes à outils et sources d’inspiration, voici deux guides d’accueil et d’intégration structurés, le premier issu du gouvernement de la Saskatchewan, l’autre de l’État du Vermont : A Manager’s Guide to Orientation for New Employees (2017) et SOV Hiring and Onboarding Guide (2019)