Comment instaurer de nouvelles pratiques dans vos équipes

Par Donrock Pierre Alexis, , Direction des services-conseils

Modifier les processus de travail, c’est l’affaire de tout le monde! Cette capsule vous fera découvrir différentes pistes d’actions pour intégrer de nouvelles pratiques. Vous en apprendrez davantage sur les facteurs clés de succès d’une bonne gestion du changement, sur les façons d’atteindre l’agilité dans vos équipes et sur les manières de communiquer dans un contexte de changement.

QUELS SONT LES FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS POUR ASSURER UNE BONNE GESTION DU CHANGEMENT DANS VOTRE UNITÉ?

Il est irréaliste de s’attendre à un engagement total des personnes dans toutes les situations de gestion. Cependant, en prenant les bonnes mesures, il est possible de mettre en place les conditions du succès en :

• instaurant un climat positif et convivial;
• présentant le contexte et les raisons du changement;
• explicitant la nécessité du changement et ses avantages concurrentiels;
• détaillant le processus de sélection et d’analyse ayant conduit à ce choix;
• communiquant clairement et précisément les détails du changement;
• mettant en avant les bénéfices et le retour sur investissement prévu;
• partageant les étapes du déploiement et le soutien prévu pour les personnes;
• mettant en évidence les obstacles potentiels et les défis à surmonter;
• encourageant la transparence en évoquant les problèmes potentiels et en sollicitant l’aide de l’équipe pour les résoudre;
• soulignant la nécessité de temps, de patience, de bonne volonté et de flexibilité;
• mettant l’accent sur les forces de l’équipe et sa capacité à relever les défis;
• définissant les attentes et en discutant des responsabilités partagées;
• sollicitant des retours et des suggestions de l’équipe;
• donnant la parole à chaque personne et en écoutant attentivement;
• invitant les membres de l’équipe à exprimer leurs réactions et leurs préoccupations;
• assurant un suivi attentif durant la présentation, en observant, écoutant et en intervenant au besoin.

QUELS RÔLES PEUVENT ÊTRE ATTRIBUÉS AUX EMPLOYÉ·ES POUR RENDRE VOS ÉQUIPES AGILES?

Pour augmenter les chances de former des équipes agiles, il est important de savoir bien constituer vos équipes. Il est possible d’attribuer différents rôles aux personnes en fonction de leurs compétences et de leur profil. Voici une combinaison possible de différents profils :

• Les penseuses et les penseurs excellent dans l’art de combiner des idées et de promouvoir de nouvelles perspectives. Ces personnes sont utiles pour la transformation des mentalités et sont efficaces dans la phase stratégique.
  
• Les facilitatrices et facilitateurs excellent dans l’art de rassembler les bonnes personnes pour résoudre un problème. Ces personnes sont idéales pour renforcer la communauté et sont particulièrement utiles dans un changement de culture organisationnelle.
  
• Les exécutrices et les exécuteurs excellent dans l’exécution des tâches, la mobilisation des idées et des communautés. Ces personnes sont efficaces lors de la phase d’implémentation de nouvelles procédures dans l’organisation.

COMMENT ASSURER UNE BONNE GESTION DU CHANGEMENT DANS VOTRE UNITÉ?

Pour assurer une bonne communication du changement dans votre unité, voici quelques meilleures pratiques à considérer :

• Établissez des espaces de dialogue pour faciliter la communication et donner aux membres de vos équipes la possibilité d’exprimer leurs inquiétudes et leurs questions à propos du changement. Organisez régulièrement des discussions, de préférence en personne, ou par vidéoconférence, en fournissant les documents pertinents à l’avance.
  
• Jouez votre rôle crucial de gestionnaire en favorisant les échanges et l’écoute au sein de vos équipes. Utilisez les comités de gestion existants pour déployer efficacement le changement sur le terrain.
  
• Créez du sens : les individus ont besoin de comprendre le fondement du changement. Allez au-delà de l’annonce en expliquant les raisons derrière la décision, pourquoi elle est prise maintenant et ce qu’elle apportera à l’organisation ou l’unité, et aux membres du personnel. Assurez un suivi régulier de l’avancement du processus et apprenez de l’expérience.
  
• Diffusez vos communications à temps : entamez le processus de communication le plus tôt possible pour éviter la propagation de rumeurs. Communiquez à chaque étape et de manière continue, en faisant preuve de transparence sur les informations disponibles et en reconnaissant les limites de la connaissance initiale. Soyez authentique dans vos communications pour préserver l’image de l’organisation et maintenir la confiance de votre personnel.
  
• Enfin, ne négligez pas le retour sur expérience pour tirer des leçons et améliorer votre communication.