Par Mélanie Boyer, Direction des services-conseils de l’ENAP

UNE ORGANISATION APPRENANTE, C’EST QUOI?

L’ambition d’une organisation apprenante va bien au-delà de la formation de ses employé·e·s. Elle s’appuie sur une culture d’apprentissage où les employé·e·s, les équipes et l’organisation elle-même s’efforcent de changer et d’évoluer. Cette culture est valorisée par des leaders qui sont investis dans leur propre développement et dans celui de leurs employé·e·s tout en encourageant la collaboration et l’innovation. Pour concrétiser cette ambition, une organisation apprenante met en place une stratégie de gestion de l’information et des connaissances, une structure et une organisation du travail qui favorisent :

• l’implication;
• l’expérimentation;
• l’amélioration continue.

Selon Peter Senge (1999), une organisation apprenante se construit à travers la pratique de cinq disciplines essentielles :

• La maîtrise personnelle qui invite à se mettre dans une posture d’apprentissage et de développement. Elle implique de se connaître, dans ses forces et limites, de solliciter des avis, d’écouter les autres et de chercher à les comprendre avec ouverture, de se remettre en question, de sortir de sa zone de confort et de prendre des risques.
  
• Les modèles mentaux. Cette discipline implique de porter une attention à nos perceptions, à nos schémas de pensées et à notre raisonnement. Elle invite à tendre vers une plus grande objectivité.
  
• La vision partagée qui invite l’organisation à définir une vision commune qui donne le sens et guide les actions des employé·e·s. Elle renforce le sentiment d’appartenance et oriente vers un futur à atteindre.
  
• Apprendre en équipe. Cette discipline invite à apprendre aux équipes de travail à s’auto-organiser et à développer des compétences collectives comme la réflexion, la prise de décision, la communication et l’innovation.
  
• La pensée systémique qui incite à adopter une vision globale de l’organisation et des situations. Plutôt que de chercher les causes, elle encourage la compréhension des problèmes dans leur ensemble, en tenant compte du contexte et de toutes leurs composantes en faisant des liens.

PAR OÙ COMMENCER POUR DEVENIR UNE ORGANISATION APPRENANTE?

Devenir une organisation apprenante est une décision stratégique qui doit être traitée comme un projet de transformation organisationnelle. Pour toute entité désireuse de s’y investir, il est essentiel d’entreprendre le processus par les étapes suivantes :

• Se doter d’une définition claire de ce qu’est une organisation apprenante;
• Évaluer son degré de maturité en tant qu’organisation apprenante;
• Définir la vision de l’organisation apprenante souhaitée, en s’appuyant sur la mission et la culture de son organisation;
• Élaborer un plan de mise en œuvre qui précise : les finalités, les ressources et leurs rôles, la structure de fonctionnement et les modalités de communication.

Amorcer le projet de devenir une organisation apprenante constitue une expérience qui offre en elle-même une occasion d’apprentissage. C’est le moment d’engager des réflexions autour des questions suivantes :

• Que veut dire pour nous : devenir une organisation apprenante?
• Que souhaitons-nous apprendre ou développer?
• Quelles sont les limites de notre organisation?
• Que voulons-nous améliorer?
• Que souhaitons-nous changer?
• Quelles finalités souhaitons-nous atteindre?
• Quelles pratiques d’apprentissage souhaitons-nous valoriser?
• Quels outils et stratégies mettrons-nous à la disposition du personnel?

L’évaluation du degré de maturité organisationnelle

Des outils de sondage ou d’évaluation peuvent être utilisés pour évaluer le degré de maturité de votre organisation en tant qu’organisation apprenante. Voici trois outils qui peuvent être utilisés ou qui peuvent vous inspirer la conception de votre propre outil d’évaluation :

Dimensions of a Learning Organization Questionnaire (DLOQ)

Par Victoria Marsick et Karen Watkins

Cet outil permet de cibler les forces et ce qui serait à améliorer dans votre organisation pour qu’elle puisse devenir une organisation apprenante. Le questionnaire comporte 43 questions dans sa version originale et 21 dans sa version abrégée. Bien que l’outil repose sur les perceptions, sa fiabilité et sa stabilité sont adéquates. Vous trouverez une traduction libre de l’outil avec l’accord des auteurs en annexe de cette revue de littérature réalisée par Marie-Claude Lehoux (2017).

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Outil d’auto-évaluation de l’apprentissage organisationnel

Par Andrew Taylor et Ben Liadsky de Taylor Newberry Consulting

Traduit par l’organisation québécoise Territoires innovants en économie sociale et solidaire (TIESS), cet outil permet d’évaluer la culture d’apprentissage de votre organisation et de cibler des moyens pour l’aider à devenir apprenante. Vous devez répondre à 18 questions réparties en trois thèmes :

1) Habitudes et comportements organisationnels
2) Leadership et orientation stratégique
3) Capacité et ressources organisationnelles

Des questions d’autoréflexion vous invitent ensuite à réfléchir à vos réponses. Pour chaque thème, l’outil suggère des pistes d’action pour vous inspirer à améliorer la culture d’apprentissage de votre organisation.

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The Depth of Learning in Your Organization

Par David Garvin et Amy Edmondson (Harvard Business School) et Francesca Gino (Université Carnegie Mellon de Pittsburgh)

Cet outil évalue dans quelle mesure votre organisation ou votre unité fonctionne en respectant les principes d’une organisation apprenante. Il permet d’évaluer si votre organisation fournit un environnement d’apprentissage, si elle propose des processus et des pratiques d’apprentissage concrets, et si elle favorise les comportements de gestion nécessaires. Pour chacune de ces dimensions, vous devez évaluer une série d’énoncés à partir d’une échelle de 1 à 7 et compiler vos résultats. Il vous est aussi possible de comparer vos résultats avec les données de plus de 200 organisations.

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Cultiver l’engagement à apprendre : une clé de réussite

Tous les membres de l’organisation devraient être impliqués dans ce vaste projet de transformation. L’engagement joue un rôle clé, surtout lorsqu’il s’agit de changer la culture. Voici quelques stratégies suggérées par Marie-Claude Lehoux (2017) pour favoriser cet engagement :

• Comprendre la motivation des membres de l’organisation;
• Évaluer leurs besoins et perceptions;
• Créer un climat favorable à la communication, aux échanges et aux discussions;
• Présenter les objectifs fixés, la portée et les responsabilités;
• Accueillir leurs idées et favoriser leur implication;
• Proposer un projet pilote.

COMMENT FAVORISER LES APPRENTISSAGES AU SEIN DES ORGANISATIONS APPRENANTES?

Avant d’explorer les stratégies et les moyens pour encourager ces apprentissages, l’organisation doit d’abord comprendre ce que signifie concrètement « apprendre » et définir « ce qui doit être appris ».

Apprendre ne veut pas dire seulement intégrer de nouvelles connaissances ou développer des compétences. Apprendre, c’est aussi évoluer comme personne sur le plan du savoir-être et trouver de nouvelles façons d’agir dans différents contextes.

L’apprentissage peut ainsi toucher le :

• savoir : intégrer de nouvelles connaissances;
• savoir-faire : utiliser de nouveaux outils, techniques ou pratiques;
• savoir-être (soft skills) : améliorer son attitude au travail et ses qualités relationnelles;
• savoir-agir : savoir mobiliser ses ressources et intervenir efficacement dans différentes situations.

Les niveaux d’apprentissage au sein d’une organisation apprenante

Dans le contexte des organisations apprenantes, l’apprentissage se manifeste à trois niveaux :

• individuel;
• en équipe;
• organisationnel.

Au sein des organisations apprenantes, différents moyens et stratégies sont mis en place pour favoriser les apprentissages. Chaque niveau comporte des particularités et des défis :

Pour en savoir davantage sur la cartographie des compétences consultez cet article.

COMMENT METTRE EN PLACE UN ENVIRONNEMENT QUI FAVORISE L’APPRENTISSAGE EN CONTINU?

Parce que les individus apprennent de différentes façons, tout le temps et en continu, plusieurs stratégies et moyens d’apprentissage coexistent au sein des organisations apprenantes.

Chaque membre de l’organisation a ainsi l’occasion de développer son potentiel et d’apprendre en continu. Il est essentiel de saisir toutes les occasions d’apprendre en :

• s’impliquant dans des projets qui sollicitent de nouvelles compétences;
• résolvant des problèmes et prenant des décisions;
• interagissant et travaillant avec les autres en s’adaptant à différents styles;
• s’impliquant au sein de communautés de pratique.

Le défi consiste à reconnaître les différentes occasions d’apprentissage, à les saisir et à en tirer le maximum de potentiel. Pour ce faire, on recommande d’adopter une posture d’apprentissage, qui se traduit par les comportements suivants :

• S’ouvrir à l’apprentissage et au changement;
• Définir ses objectifs et ses besoins d’apprentissage;
• Reconnaître et saisir les occasions d’apprendre;
• Se donner des défis;
• Expérimenter de nouvelles façons d’agir et observer leurs impacts;
• S’ouvrir à des façons de penser et de faire différentes;
• Se remettre en question;
• Sortir de sa zone de confort et oser;
• Accueillir la rétroaction des autres;
• Formaliser ce qui a été appris.

Les façons d’apprendre évoluent. L’intelligence artificielle et les nouvelles technologies telles que les applications d’apprentissage, la réalité virtuelle ou augmentée transforment les façons de travailler et d’apprendre. Certaines organisations apprenantes proposent des stratégies et des moyens inspirants pour favoriser l’intégration de nouveaux savoirs ou le développement des compétences. Voici quelques exemples :

• De courtes capsules de formation, variant de 20 secondes à 5 minutes sur des sujets précis, accessibles au moment voulu sur différents appareils (tablette, cellulaire, etc.).
• Une plateforme en ligne encourageant le partage de ses apprentissages au quotidien : « Qu’ai-je appris aujourd’hui? ».
• Un système de défis quotidiens ou hebdomadaires.
• Des questionnaires ludiques visant à intégrer certaines connaissances (lois, règles, etc.).
• Un crédit de formation alloué à chaque employé·e pour financer son projet d’apprentissage.
• Un portfolio permettant aux employé·e·s de mettre en lumière leurs expertises et compétences et les activités de formation suivies.
• Des capsules d’information sous la forme de balados ou de vidéos.

Un questionnaire d’auto-évaluation adapté par Patrick Rivard et Martin Lauzier (2013) est disponible en ligne.

LA GESTION DES CONNAISSANCES : UNE STRATÉGIE DES ORGANISATIONS APPRENANTES

Une organisation apprenante soucieuse de sa performance sait exploiter son capital de connaissances, de compétences et de talents d’une manière créative et intelligente. Ceux-ci s’expriment dans l’action, mais ils sont plus difficiles à communiquer et à partager. Le défi est de les rendre explicites et de les gérer. Nonaka et Takeuchi (1997) mettent en lumière que c’est précisément ce capital qui rend possibles l’innovation et l’amélioration continue des produits et services. Ils évoquent aussi que les cadres intermédiaires, qui connaissent bien la vision organisationnelle et les réalités terrain, ont un rôle privilégié à jouer à cet effet.

Comment peut-on gérer efficacement les connaissances?

Une organisation apprenante doit connaître son capital de connaissances, de compétences et de talents :

• Quels talents, connaissances ou compétences trouve-t-on dans votre organisation?
• Comment sont-ils emmagasinés dans votre organisation?
• Comment sont-ils partagés aux employé·e·s?
• Comment sont-ils actualisés?
• Comment se transposent-ils en action?

Lehoux (2017) rapporte quelques stratégies qui peuvent être mises en place pour implanter un système efficace de gestion des connaissances :

• Définir un système de gestion des connaissances qui correspond aux besoins de votre organisation;
• Faire connaître votre système de gestion des connaissances et les objectifs fixés;
• Désigner des personnes responsables de la gestion des connaissances dans votre organisation et définir leur rôle et leurs responsabilités;
• Mettre en place un groupe ou un comité de gestion des connaissances.

LES GESTIONNAIRES : ACTEURS CLÉS DES ORGANISATIONS APPRENANTES

Les gestionnaires jouent un rôle clé au sein de l’organisation apprenante. Ils ou elles mettent en place une culture d’apprentissage et gèrent le développement des compétences et des carrières. Au sein des organisations apprenantes, le rôle des gestionnaires est de faire de l’apprentissage un projet concret.

Si vous êtes gestionnaire et que vous souhaitez contribuer à la mise en place d’une culture d’apprentissage au sein de votre organisation, voici quelques pistes d’action pour vous inspirer. Lesquelles prioriserez-vous?

• Créer un espace de sécurité psychologique qui soutient l’expression de la diversité;
• Cibler les forces des équipes et ce qui devrait être développé en matière de connaissances, d’expertises et de compétences
• Soutenir la collaboration et le travail d’équipe;
• Créer des occasions de partage et d’échanges et susciter le débat;
• Partager et faire circuler les informations;
• Valoriser le réseautage;
• Partager les histoires de réussite dans son équipe pour inspirer;
• Favoriser les pratiques réflexives (ex. inviter les employé·e·s à se questionner et à voir les situations sous des angles différents);
• Assigner les mandats en fonction du potentiel de développement des individus et des équipes;
• Observer les employé·e·s et donner de la rétroaction en continu;
• Aider les employé·e·s à se fixer des objectifs de développement;
• Encourager les employé·e·s à apprendre et à se développer;
• Élargir les tâches des employé·e·s;
• Impliquer les employé·e·s, notamment à la prise de décision;
• Donner du temps pour apprendre;
• Favoriser l’ouverture, la créativité et l’innovation;
• Solliciter les initiatives et donner le droit à l’erreur;
• Encourager l’expérimentation et la prise de risque;
• Utiliser les obstacles et défis comme des occasions d’apprendre;
• S’inspirer des autres organisations et des tendances.

Enfin, les gestionnaires doivent également être engagés dans leur propre processus d’apprentissage et faire preuve d’exemplarité à cet effet. Ils ou elles doivent s’investir à se développer comme gestionnaires en saisissant différentes occasions. Humbles, ils ou elles sollicitent les idées et les compétences de leurs équipes, cherchent à apprendre des autres et se laissent influencer. Ils ou elles savent se remettre en question et recherchent la rétroaction. Ils ou elles expérimentent et prennent des risques et font de leurs erreurs des occasions d’apprentissage.

CONCLUSION : POURQUOI DEVENIR UNE ORGANISATION APPRENANTE?

Une organisation apprenante est une organisation qui connaît son histoire et sa valeur sur le plan de ses savoirs, ses compétences et son expertise. Elle a une vision claire de son avenir et prend les mesures pour se développer et relever les défis et enjeux actuels et à venir. Elle présente de nombreux avantages, comme celui de répondre efficacement à des contextes de travail de plus en plus complexes et changeants. Elle est ouverte aux autres et sur le monde, agile, innovante et collaborative.

Devenir une organisation apprenante n’est pas juste un concept. Il s’agit d’un projet de transformation organisationnelle porté par une vision, intégré par le plan stratégique de l’organisation, et qui se traduit par des orientations et actions concrètes. Ce projet doit :

• soutenir le développement d’une culture d’apprentissage qui invite tous les employé·e·s à adopter une posture proactive dans leur développement;
• être porté par la haute direction et géré par des gestionnaires qui assurent l’engagement de tous les employé·e·s et sa mise en œuvre;
• favoriser un environnement d’apprentissage composé de moyens et de stratégies variés en cohérence avec le principe qu’on apprend de diverses façons, tout le temps;
• mettre en place une structure et une organisation du travail qui favorisent la collaboration et l’innovation;
• proposer une stratégie de collecte et de partage des connaissances, une veille proactive et de la prospective.

Le premier pas vers le succès

Quel que soit votre rôle au sein de l’organisation, vous pouvez dès maintenant contribuer à la culture d’apprentissage de votre organisation et au vaste projet d’organisation apprenante :

• Comment souhaitez-vous évoluer au sein de votre organisation?
• Que souhaitez-vous apprendre pour mieux relever les défis actuels et à venir?
• Comment pouvez-vous aider les autres et votre équipe à mieux atteindre les objectifs?

Voici quelques pistes pour prendre en main votre développement et vous engager dans une démarche d’apprentissage en continu :

• Ayez conscience de vos forces et de ce que vous avez d’unique à apporter à l’organisation;
• Reconnaissez vos limites et ce que vous pourriez apprendre ou développer;
• Investissez du temps pour votre développement;
• Voyez les problèmes comme une occasion d’apprendre;
• Aidez les autres et cherchez à vous faire aider;
• Partagez ce que vous savez et avez appris;
• Écoutez et cherchez à apprendre des autres;
• Questionnez-vous sur le pourquoi avant d’agir.

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