Comment anticiper le futur pour mieux innover? – DSO

Par Olivier Ferland, Direction des services aux organisations

Comme gestionnaire ou comme équipe de ressources humaines, vous ne voulez pas être constamment en réaction et pris de court par les évènements. Que ce soit, par exemple, en matière de gestion de la main-d’œuvre ou pour garder les équipes mobilisées, vous devez percevoir les signaux faibles qui vous permettent d’anticiper et de planifier. Cette capsule veut vous faire connaitre la prospective et vous outiller pour l’utiliser dans votre pratique de gestion des personnes et des équipes.

QU’EST-CE QUE LA PENSÉE PROSPECTIVE, ET COMMENT CONTRIBUE-T-ELLE À L’INNOVATION?

Si les dernières années nous ont appris quelque chose, c’est bien que le passé n’est pas garant du futur. Plusieurs futurs sont possibles et les méthodes de planification doivent refléter cet état de fait. La pensée prospective tient compte de l’incertitude et considère un éventail de possibilités futures afin d’éclairer la prise de décision.

La prospective soutient l’innovation en examinant la manière dont les problèmes sont susceptibles d’évoluer, ce qui vous aide à préparer des stratégies pour un éventail d’avenirs plausibles.

COMMENT FAVORISER LA PENSÉE PROSPECTIVE AU SEIN DE L’ÉQUIPE ET DE L’ORGANISATION?

Comme pour tout autre mécanisme de la pensée, il est possible d’entraîner notre cerveau à adopter des schémas prospectifs. Voici quelques pistes afin d’améliorer la capacité naturelle à la prospection, chez vous et chez les membres des équipes :

Apprenez comment le cerveau adopte de nouveaux schémas de pensée

Observer les faits, les données.
Formuler des hypothèses sur la manière dont ces faits pourraient évoluer.
Mettre les idées à l’essai et expérimenter.
Dialoguer avec ses collaborateurs et tirer des conclusions.

Utilisez des graphiques pour améliorer la compréhension

Les processus sont mieux compris lorsqu’ils sont visualisés, plutôt que simplement expliqués en mots. Imager, à l’aide de graphiques, le passage des faits aux hypothèses, vers les expérimentations et les conclusions, permet aux membres de vos équipes d’avoir une meilleure compréhension de l’information.

Envisager plusieurs sources d’incertitude

Les zones de surprise peuvent venir de plusieurs endroits. Des trajectoires que l’on n’avait pas anticipées, des domaines où notre veille est déficiente, un manque d’imagination, etc. En poursuivant votre lecture, vous découvrirez ce que sont les signaux faibles : ceux-ci sont des indices riches. En considérant ces signaux, vous diminuez les angles morts de votre analyse.

Créer des hypothèses

Structurant la pensée et les décisions, les hypothèses sont au centre de la pensée prospective. Utilisez-les, et mettez-les à jour régulièrement, afin de vous préparer à plusieurs avenirs possibles.

Se transporter dans l’avenir

Pousser les hypothèses jusqu’à être en mesure de présenter des scénarios de changements éventuels à différents niveaux (sociaux, économiques, de gouvernance, etc.).

Pour aller plus loin

Collaboration franco-belge, le jeu de cartes AP2042 est un bon outil pour travailler sa capacité à la pensée prospective. Le jeu est séparé en trois : cartes bleues « Scénario » qui donnent des exemples de nouvelles fonctions administratives en 2042, des cartes rouge « Variables du futur » qui décrivent l’état du monde dans lequel les participants doivent jouer, et des cartes jaunes « Joker » qui offrent des éléments de résolution des scénarios. En combinant les cartes, les participants peuvent endosser des rôles divers et imaginer des solutions aux problèmes de demain.

QU’EST-CE QU’UN SIGNAL FAIBLE ET COMMENT LE DÉTECTER?

Aucune crise n’apparaît du jour au lendemain. Certains signaux avant-coureurs peuvent être détectés. Ce sont les signaux faibles et ils sont au cœur de la veille prospective. Parmi le « bruit » de l’information, ces signaux sont des données ambigües et peu claires, mais qui se démarquent de l’ensemble des autres informations récoltées. Grâce aux capacités d’anticipation, ces données peuvent prendre tout leur sens.

Une méthodologie d’analyse permet de mieux capter et traiter ces signaux :

Étape 1 : la détection. Elle se divise en deux points – l’attention et la vigilance – dans ses pratiques de veille afin de capter les informations qui détonnent des tendances générales
Étape 2 : l’interprétation. C’est la capacité de mettre en relation les signaux faibles avec d’autres connaissances, sur la société, sur le marché, sur son organisation, etc.
Étape 3 : la transmission. La donnée interprétée doit être transmise à la personne qui en a besoin et qui peut l’utiliser dans sa prise de décision.
Étape 4 : la priorisation. Il s’agit de la décision finale, la hiérarchisation de l’information et de son traitement afin d’éviter une crise.

QUELS SONT LES SIGNAUX FAIBLES À OBSERVER EN GESTION DES RESSOURCES HUMAINES?

Plus concrètement, le principe des signaux faibles peut également être utilisé afin de prendre le pouls de son organisation. Certains signaux faibles peuvent indiquer l’apparition d’enjeux qui, dans le présent, sont encore marginaux, mais sur lesquels il est souhaitable d’intervenir avant qu’ils ne dégénèrent. Pensons, notamment, à des signes comme :

les changements d’humeur d’une personne;
ses retards répétés en réunion;
une susceptibilité accrue;
des appels ou des courriels sans réponse.

Par ces signaux, les employé·es, de façon consciente ou non, nous signifient qu’ils ou elles ne sont pas à l’aise avec la situation actuelle. Sans intervention, ces signaux peuvent avoir un impact réel sur la mobilisation des personnes et des équipes.

Exemple de la fonction publique – Slovénie

La Slovénie, en collaboration avec l’OPSI, a mis en œuvre un exercice de prospective afin de prendre des décisions plus éclairées dans sa planification stratégique de la main-d’œuvre. De cet exercice ont émergé une démarche à suivre pour les organisations publiques, des scénarios prospectifs et des innovations en ressources humaines que le pays cherche à développer.