Communication : Pour des leaders inspirantes et inspirants!

Par Mélodie Briand-Lamarche, Direction des services aux organisations

En tant que gestionnaires, vos communications contribuent à votre capacité de porter le sens des orientations et des décisions de l’organisation. Elles favorisent aussi l’engagement et la production de résultats des personnes et des équipes. Cette capsule vous propose des stratégies pour mieux communiquer en tant que leader, que ce soit devant un groupe ou en rencontre individuelle.

COMMENT MIEUX PORTER LE SENS DANS CHACUNE DE VOS COMMUNICATIONS?

Transmettre une vision claire et mobilisatrice des décisions et orientations de l’organisation est au cœur de votre rôle de gestionnaire. Voici quelques stratégies de communication qui peuvent vous aider :

• Cernez l’intention stratégique de votre communication : souhaitez-vous favoriser l’adhésion, mieux comprendre les résistances, solliciter la créativité et les idées ou faire réfléchir votre auditoire? Cela influencera votre ton, vos mots et surtout les questions que vous adresserez à votre public au moment de recevoir leurs commentaires sur votre présentation.
  
• Explicitez votre intention à votre auditoire et évitez les formulations vagues comme « partager une information ». Vous pouvez commencer votre propos en mentionnant que vous souhaitez les informer d’une situation, leur proposer ou leur recommander une façon de faire ou les mettre à contribution.
  
• Choisissez des verbes qui portent votre message avec justesse. Faites attention aux nuances, même subtiles, dans le choix de vos mots. Par exemple, « prévenir » et « corriger » une situation n’aboutit pas au même résultat et ne requiert pas le même niveau d’effort : l’un est effectué en amont et l’autre en réaction.
  
• Méfiez-vous des « et »; soyez synthétique dans votre propos. Beaucoup de « et » dans vos phrases dilue votre propos. Des phrases plus simples permettront à votre public de mieux intégrer votre message.

BIEN COMMUNIQUER DANS LES RENCONTRES INDIVIDUELLES : UN GAGE DE RÉSULTAT ET D’ENGAGEMENT!

Bon nombre de gestionnaires se disent peu outillé·es pour mener des rencontres statutaires individuelles avec les membres de leurs équipes. Pourtant, ces rencontres, lorsqu’elles sont bien menées, favorisent la sécurité psychologique, l’engagement et la performance. Alors, comment faire? Il n’y a pas de recette miracle, mais voici quelques ingrédients :

• La rencontre devrait être centrée sur les besoins, les préoccupations de l’employé·e. Cette personne a donc un rôle proactif à jouer dans le choix des sujets à l’ordre du jour et dans la manière dont elle les amène. Votre responsabilité, comme gestionnaire, est de lui offrir cet espace de rencontre, d’être dans une posture d’écoute et de poser des questions qui encouragent un échange authentique.

• La fréquence des rencontres doit être adaptée en fonction :
  
  • de l’expérience de l’employé·e : pour une personne qui vient de se joindre à l’équipe, considérez de tenir une rencontre statutaire chaque semaine, même si celle-ci ne dure que 20 ou 30 minutes.
    
  • de votre expérience, comme gestionnaire dans cette équipe : si vous arrivez dans l’équipe, des rencontres individuelles avec chaque membre de l’équipe vous permettent d’établir la relation et de commencer à placer vos orientations.
    
  • de la taille de l’équipe : si vous avez une grande équipe, il n’est peut-être pas réaliste pour vous de rencontrer chaque personne chaque semaine. Organisez des rencontres toutes les deux semaines et envisagez du mentorat par les pairs pour les membres de l’équipe dont les besoins sont plus grands.
    
  • du mode de travail : ne perdez pas de vue qu’en télétravail ou en mode hybride, les rencontres statutaires sont encore plus importantes, car elles contribuent à briser l’isolement.
    
  • des préférences de vos employé·es : des sondages démontrent qu’une rencontre de 30 minutes chaque semaine est souvent l’option jugée la plus satisfaisante. A contrario, une rencontre mensuelle de 60 minutes est généralement jugée insuffisante pour établir une relation authentique et maintenir l’engagement et la performance.
    
• N’annulez pas les rencontres statutaires individuelles avec les membres de vos équipes. Même si c’est tentant lorsque votre emploi du temps est chargé, cela peut envoyer le message aux personnes qu’elles ne sont pas prioritaires à vos yeux. Si votre horaire est trop chargé, considérez de remettre la rencontre plus tard dans la semaine ou de l’écourter légèrement.

• Résistez à l’envie de répondre à toutes les questions. Mettez-vous plutôt en posture de coach et soutenez la personne rencontrée dans la recherche de ses propres solutions.

• Soyez flexible et laissez la conversation évoluer de manière organique, en fonction des idées mises sur la table par votre interlocutrice ou interlocuteur. Quitte à reprendre lors de votre prochaine rencontre certains points qui n’auront pas été abordés.

• Terminez en beauté, en remerciant la personne pour son temps et son engagement dans la rencontre.

• Améliorez-vous en continu en sondant régulièrement les membres de vos équipes sur leur satisfaction à l’égard de ces rencontres et leurs suggestions pour faire encore mieux.

Outils et pratiques tirés de :

Find the Right Words to Inspire Your Team
Joel Schwartzberg, Harvard Business Review
États-Unis, 2021

Les bonnes questions à poser pour assurer son leadership et renforcer la collaboration
Isabelle Lord, Revue Gestion
Québec, 2022

Make the Most of Your One-on-One Meetings
Steven G. Rogelberg, Harvard Business Review
États-Unis, 2022