L’évaluation des employés doit leur permettre d’améliorer leurs contributions Pour atteindre cet objectif, l’évaluation doit prendre la forme de rétroactions claires, constructives, mais surtout en continu La rétroaction en continu comporte donc de nombreux avantages :
- Une meilleure compréhension pour l’employé des observations qui lui sont faites puisqu’elles peuvent être liées à des situations récentes.
- Un développement plus rapide et plus agile des compétences.
- Le maintien d’un climat de confiance dans lequel les points à améliorer sont formulés régulièrement, évitant ainsi de créer une tension dans l’attente d’une évaluation annuelle.
Les évaluations annuelles ne sont pas nécessairement une pratique contradictoire à la rétroaction en continu, mais les propos tenus lors de ces évaluations devraient venir appuyer des constats partagés avec l’employé tout au long de l’année. Cela permet de favoriser le maintien du climat de confiance et de sécurité psychologique installé, tout au long de l’année, dans la relation entre l’employé et son gestionnaire.
Quelles sont les clés d’une bonne rétroaction en continu?
Une bonne rétroaction en continu est une collaboration entre la personne qui la fournit et la personne qui la reçoit. En suivant quelques principes, vous contribuerez à développer le climat de sécurité psychologique nécessaire à une bonne rétroaction en continu.
Pour la personne qui formule la rétroaction :
- Avant toute chose, votre rétroaction devrait être précédée par la formulation d’attentes claires. Vous pouvez les rappeler à l’employé afin de mettre en évidence le lien entre votre rétroaction et vos attentes.
- Basez votre rétroaction sur des observations concrètes, idéalement sur des évènements récents et échangez avec l’employé sur ce qui aurait pu être fait différemment. Pour vous inspirer, vous pouvez consulter cet exemple de rétroaction élaboré par la CIA. On y explique comment donner une rétroaction en se basant sur l’observation d’une situation, des comportements et de leurs répercussions.
- Prévoyez des rencontres à des moments précis pour ces rétroactions. Cela vous permet de choisir avec l’employé une fréquence qui convient aux deux parties et d’arriver préparés et dans une posture d’écoute et de partage constructifs.
Pour la personne qui reçoit la rétroaction :
- Remerciez la personne qui vous donne une rétroaction. Elle vous fait un cadeau, car c’est une occasion d’apprentissage. Mais elle le fait au risque de vous heurter, malgré toutes les précautions prises pour être constructive.
- Reformulez ce que vous comprenez de la rétroaction qui vous est faite. De cette manière, vous vous assurez d’une bonne compréhension et vous faites sentir à votre interlocuteur qu’il a été entendu.
- Prenez un temps de réflexion personnelle pour établir comment cette rétroaction changera vos pratiques ou attitudes. Lorsque vous l’aurez déterminé ou même lorsque vous aurez commencé à mettre en œuvre ces changements, faites-en part à la personne qui vous a fourni la rétroaction. Vous montrez ainsi à l’autre l’importance que vous apportez à sa rétroaction.
- Sollicitez d’autres rétroactions pour continuer à apprendre et à vous développer.
Comment valoriser aussi les forces des membres de votre équipe?
Bien évaluer ses employés, c’est détecter les moins bons coups et en faire des situations d’apprentissages grâce à une bonne rétroaction. C’est aussi cerner les forces pour en faire des leviers de performance. Pour y arriver, il faut distinguer deux types de forces :
- Les forces qui bénéficient à l’équipe sont celles qui, présentes chez un des membres de l’équipe, rejaillissent positivement sur tous. Par exemple, le sens de l’humour d’un collègue détend l’atmosphère lors des réunions tendues.
- Les forces qui bénéficient à l’individu sont celles qui permettent à celui qui les possède de se sentir compétent et satisfait lorsqu’il accomplit une tâche. Par exemple, une personne douée en analyse peut sentir qu’elle « recharge ses batteries » lorsqu’elle accomplit ce type de tâche.
Pour en faire des leviers de performance, ces deux types de forces doivent être valorisées différemment. Il importe de souligner celles qui bénéficient à l’équipe, d’exprimer sa reconnaissance pour celles-ci et leur impact positif. La reconnaissance des forces qui bénéficient à l’individu ne passe pas par des mots, mais par des actions : faites-en sorte que l’employé puisse consacrer ne serait-ce qu’une heure ou deux par jour à une tâche dans laquelle il mise sur cette force. Ainsi, vous contribuez à le garder mobilisé.
Comment déterminer les forces d’un employé et ses zones d’amélioration possible?
Voici quelques pistes d’échanges pour mieux connaître les membres de votre équipe et établir ensemble leurs forces et les améliorations possibles :
- Selon les personnes proches de toi (collègue, supérieur immédiat ou autre), quels sont les tâches ou les types de dossiers dans lesquels tu excelles?
- Au cours de ta carrière, quels sont les éléments qui t’ont permis de te démarquer?
- Dans quel type de dossier ou de tâche te sens-tu le plus utile?
- Quels sont les types de tâches ou de dossiers qui t’étaient confiés par le passé et qui, maintenant, te manquent? Pourquoi te manquent-ils?
- Quels sont les types de tâches ou de dossiers que, selon toi, tu effectues plus facilement que tes collègues?
- Quels sont les types de tâches ou de dossiers qui, au contraire, ne te manquent pas et pourquoi?
- Quels sont les types de tâches ou de dossiers pour lesquels tu aimerais t’améliorer ou apprendre de nouvelles façons de faire? Pourquoi?
Avant cette rencontre, vous pouvez aussi proposer à l’employé de remplir ce questionnaire d’autoévaluation de son apprentissage en continu, élaboré par la fonction publique fédérale.
Pour aller plus loin
La mesure et l’évaluation des apprentissages ne se font pas uniquement sur le plan individuel. Pour mesurer et évaluer les apprentissages de votre organisation dans la mise en œuvre de sa culture d’organisation apprenante, l’organisme NESTA vous propose de miser sur l’évaluation de programmes grâce à ce guide. Dans le même esprit, l’organisme Territoires innovants en économie sociale et solidaire (TIESS) vous propose sa traduction d’un outil de la firme Taylor Newberry visant à faire l’autoévaluation de la culture apprenante de votre organisation et à établir des pistes d’action pour une amélioration continue.
Outils et pratiques tirés de :
Here’s How Managers Are Making Performance Reviews Simple, Painless and Effective
Forbes
États-Unis, 2021
The 2 kinds of praise we all need to get at work
TED
États-Unis, 2021
How to get better at receiving feedback
TED
États-Unis, 2021