Les prérequis à une meilleure communication

Par Donrock Pierre Alexis, Direction des services aux organisations

Une communication efficace demande aux interlocuteurs et interlocutrices d’adopter une posture qui invite aux échanges. Cette capsule explore les conditions requises à la communication soit : l’écoute et l’ouverture.

QUEL EST VOTRE STYLE DE COMMUNICATION?

En connaissant mieux votre style de communication et celui auquel vous aspirez, il est plus facile de s’améliorer. Pour ce faire, voici quelques pistes qui permet de vous guider :

Prenez le temps de vous connaître comme communicatrice ou communicateur. Demandez-vous, par exemple, si vous êtes une personne sensible aux émotions des autres ou si vous êtes plutôt persuasif. Pour en savoir plus sur les types de communicateurs/communicatrices et nourrir votre réflexion, vous pouvez consulter cet article.

Identifiez une ou un gestionnaire de votre entourage reconnu comme étant une communicatrice ou un communicateur inspirant. Prêtez une attention particulière à son attitude, son regard, ses gestes, ses mots, la façon dont cette personne établit la relation avec ses employé·es.

Dressez une liste de vos points forts et de vos points à améliorer en tenant compte de votre profil, afin incarner la communicatrice/le communicateur idéal que vous souhaitez devenir.

Adaptez votre style en tenant compte de la culture communicationnelle de votre organisation ​​​​à partir, entre autres, de ce que vous avez retenu de votre profil et en vous inspirant de votre modèle.

Tout en restant authentique, gardez à l’esprit que communiquer s’apprend. N’hésitez pas à demander la rétroaction de vos pair·es et de vos employé·es afin d’évaluer la façon dont les autres perçoivent votre style de communication, et ajustez-vous si nécessaire.

COMMENT L’ÉCOUTE PERMET-ELLE DE MIEUX COMMUNIQUER ET QUELS SONT LES DIFFÉRENTS TYPES D’ÉCOUTE?

Écouter, c’est être actif/active dans la communication en ne se limitant pas à entendre ce que l’autre dit, mais en portant attention à ses propos. Bien écouter demande du temps de qualité et de l’énergie qui permettent de mieux communiquer :

• en créant un environnement de confiance propice aux échanges dans lequel les problèmes et les différences peuvent être discutés ouvertement et où les points de vue des personnes sont pris en compte;
  
• en faisant des échanges une expérience positive pour l’autre qui en tirera une satisfaction.

En vous pratiquant dans diverses situations, vous pouvez développer et améliorer votre écoute. Voici quatre styles d’écoute reconnus par les spécialistes comme étant efficaces selon les situations :

• L’écoute complète est idéale pour nouer des relations de collaboration fructueuse. Elle se fait en posant des questions de relance pour inviter la personne à s’exprimer davantage, en maintenant le contact visuel ou en respectant les moments de silence.
  
• L’écoute profonde se fait en prêtant attention aux mots utilisés, au langage corporel de la personne qui s’exprime et au ton qu’elle emploie. Elle aide l’autre à se sentir à l’aise pour s’exprimer en toute confiance.
  
• L’écoute thérapeutique consiste à mettre à l’aise un ou une collègue pour discuter de ses problèmes. Le maintien du contact visuel dans ce type de conversation est très important. Cependant, ne vous improvisez pas thérapeute : en cas de besoin, dirigez la personne vers le programme d’aide de votre organisation.
  
• L’écoute critique implique d’analyser le message de son interlocuteur/interlocutrice lorsqu’il ou elle présente par exemple ses travaux ou une situation vécue afin de lui donner une rétroaction utile à l’amélioration de son travail.

Quel que soit le type d’écoute, il est essentiel de rappeler qu’elle requiert : une présence d’esprit, de l’attention soutenue et le respect de la ou des personnes impliquées dans la conversation.

COMMENT FAVORISER L’ÉCOUTE ET L’ÉCHANGE AVEC VOS ÉQUIPES?

Voici quelques pistes pour montrer à vos employé·es, à un ou une collègue que vous êtes là pour eux, prêt et prête à écouter :

• Prenez du temps pour créer des liens avec les membres de vos équipes en leur téléphonant ou en leur envoyant un courriel pour vous informer de leur situation personnelle.
  
• Encouragez les personnes à parler ouvertement et franchement. Vous pouvez donner l’exemple en faisant vous-même preuve de transparence en leur communiquant rapidement des informations non confidentielles de vos rencontres de gestion. Demandez-leur ce qu’elles pensent.
  
• Parlez régulièrement avec chacune des personnes de vos équipes, vous pourrez ainsi leur apporter le soutien nécessaire et comprendre leur réalité.
  
• Pratiquez l’écoute active.
  
• Adoptez un ton positif en offrant de la reconnaissance, du soutien, de la rétroaction, des félicitations et des encouragements

Outils et pratiques tirés de :

How to Be a Better Listener: Exploring 4 types of Listening
Maryville University
États-Unis, s. d.

Développez vos talents de communicateur en 7 étapes
Isabelle Lord, revue Gestion
Québec, 2022

Communicate with confidence in the workplace
Brianna Cummings, Govloop
États-Unis, 2022

What Great Listeners Actually Do
Jack Zenger et Joseph Folkman, Harvard Business Review
États-Unis, 2016

Open Listening
British Columbia
Colombie-Britannique, s. d.

DISC Personality Assessments (Discovery Insights)
World of Work Project
Royaume-Uni, 2019

5 Tips for Communicating Successfully in a Hybrid Workplace
Workday
États-Unis, 2021